NAKNADA TROŠKOVA SLUŽBENOG PUTOVANJA

Kada poslodavac uputi zaposlenog na službeni put, bilo u zemlji ili u inostranstvu, zaposleni ima pravo na naknadu troškova koji za to vreme nastanu. Sve naknade troškova službenog puta trebalo da bude uređeno opštim aktom odnosno ugovorom o radu, a poslodavac ove troškove nadoknađuje zaposlenom isključivo pod uslovima, na način i u visini utvrđenoj opštim aktom i ugovorom o radu. Naime, za pojedina primanja koja zaposleni ostvaruje od poslodavca , izuzimaju se  od oporezivanja – u celosti ili samo do određenog neoporezivog iznosa. U tom smislu, ako za pojedina primanja zaposlenih nije propisano izuzimanje od oporezivanja, to ne znači istovremeno da zaposleni nema pravo na to primanje. Sa druge strane, to što su pojedina primanja zaposlenih izuzeta od oporezivanja, ne znači istovremeno da na njih zaposleni ima pravo, a svakako ne znači ni da poslodavac ima obavezu da zaposlenom ova primanja isplati baš u tom „neoporezivom” iznosu. To znači da će poslodavac svakako biti u obavezi da zaposlenima isplati sva primanja na koja ga obavezuje Zakon o radu.

Pojam službenog putovanja u zemlji

Kao što smo naveli, službenim putovanjem se smatra putovanje van mesta redovnog rada zaposlenog, radi izvršenja određenog službenog posla.

Službeni put u zemlji ili rad i boravak na terenu

Međutim, kao ni pojam službenog putovanja u zemlji, ni pojam rada i boravka na terenu nije uređen zakonskim propisima. Sa druge strane, Uredbom je određen samo pojam rada na terenu, pa se u smislu Uredbe pod radom na terenu smatra rad koji se po prirodi posla vrši izvan službenih prostorija. Ipak, treba primetiti da Zakon o radu utvrđuje pravo zaposlenog na naknadu troškova za vreme „rada” i „boravka” na terenu. To znači da za ostvarivanje prava na naknadu troškova smeštaja i ishrane moraju biti istovremeno ispunjena oba uslova – da zaposleni radi i boravi na terenu. Tako, na primer, rad i boravak na terenu podrazumeva rad i boravak zaposlenih van sedišta poslodavca,  koji zahteva neprekidno duže odsustvo zaposlenih van tog sedišta. Ipak, ukoliko bi poslodavac obezbedio zaposlenima koji rade na terenu da se svakog dana vraćaju svojim kućama ili ako bi se terenski rad obavljao u prebivalištu zaposlenog, ne bi se moglo govoriti o radu i boravku na terenu. Međutim ako zaposleni radi na terenu, ali svaki dan odlazi i vraća se sa posla, nije ispunjen uslov za ostvarivanje prava na naknadu troškova. Rad i boravak na terenu podrazumeva rad i boravak zaposlenih van sedišta poslodavca,  koji zahteva neprekidno duže odsustvo zaposlenih van tog sedišta.U svakom slučaju, kako poslodavci, kao i zaposleni, ne bi imali nedoumice u vezi obaveza odnosno prava koja ostvaruju, potrebno je opštim aktom, odnosno ugovorom o radu, detaljno urediti šta se smatra službenim putovanjem u zemlji a šta radom i boravkom na terenu, bilo da su kriterijumi – udaljenost od mesta redovnog rada odnosno sedišta poslodavca, trajanje rada i boravka van sedišta poslodavca i slično.

Pojam službenog putovanja u inostranstvo

Kada je reč o određivanju pojma službenog putovanja u inostranstvo, navodimo Uredbu  šta sve spada  pod službenim putovanjem u inostranstvo:

• iz Republike Srbije u stranu državu i obratno,
• iz jedne u drugu stranu državu,
• iz jednog u drugo mesto u stranoj državi.

Trajanje službenog putovanja

Trajanje službenog putovanja u zemlji

Uredbom je, ograničeno trajanje službenog putovanja u zemlji i to tako što je propisano da službeno putovanje u zemlji može da traje najduže 15 dana neprekidno, a ako potrebe službenog posla zahtevaju ili ako započeti službeni posao ne može da se prekine, službeno putovanje, uz saglasnost ovlašćenog lica, može da traje i duže od 15 dana, ali najviše 30 dana neprekidno.

Trajanje službenog putovanja u inostranstvo

Trajanje službenog putovanja u inostranstvo nije bliže uređeno ni  Zakonom o radu, ali ni Uredbom. Međutim, pitanje trajanja službenog putovanja u inostranstvo od značaja je i radi utvrđivanja da li je u konkretnom slučaju reč o službenom putovanju u inostranstvo, kada zaposleni ostvaruje pravo na naknadu troškova službenog putovanja ili je reč o upućivanju zaposlenog na privremeni rad u inostranstvo, kada se primenjuju odredbe Zakona o uslovima za upućivanje zaposlenih na privremeni rad u inostranstvo. U oba slučaja, zaposleni se upućuje u inostranstvo radi obavljanja određenih poslova po nalogu poslodavca, međutim, prava i obaveze zaposlenih i poslodavaca značajno se razlikuju

Službeni put u inostranstvo ili upućivanje zaposlenog na privremeni rad u inostranstvo

Za upućivanje zaposlenih na privremeni rad u inostranstvo i njihovoj zaštiti, precizirano je da se primenjuje Zakon  na poslodavce koji upućuju zaposlene na privremeni rad u inostranstvo radi:

1) rada u okviru izvođenja investicionih i drugih radova i pružanja usluga, na osnovu ugovora o poslovnoj saradnji,  gde se pod ugovorom o poslovnoj saradnji podrazumeva svaki ugovor zaključen između poslodavca ili njegove poslovne jedinice u inostranstvu sa stranim licem u cilju obavljanja radova ili pružanja usluga;

2) rada ili stručnog osposobljavanja i usavršavanja za potrebe poslodavca u poslovnim jedinicama poslodavca u inostranstvu, na osnovu akta o upućivanju ili drugog odgovarajućeg osnova, gde se pod poslovnom jedinicom poslodavca u inostranstvu smatra predstavništvo ili ogranak koje je poslodavac osnovao u inostranstvu, odnosno pravno lice sa sedištem u inostranstvu u kojem poslodavac ima značajno učešće u osnovnom kapitalu ili vrši kontrolni uticaj na poslovanje;

3) rada ili stručnog osposobljavanja i usavršavanja za potrebe poslodavca u okviru međukompanijskog kretanja po osnovu pozivnog pisma, politike međukompanijskog kretanja ili drugog odgovarajućeg osnova, gde se pod međukompanijskim kretanjem smatra upućivanje zaposlenog od strane poslodavca kod stranog poslodavca koji ima značajno učešće u osnovnom kapitalu ili vrši kontrolu poslodavca ili u strano pravno lice koje je zajedno sa poslodavcem pod kontrolom trećeg stranog pravnog lica. Međutim, članom 4. stav 3. ovog zakona propisano je da se odredbe ovog zakona ne primenjuju u slučaju upućivanja zaposlenog na službeni put u inostranstvo u skladu sa zakonom, pod uslovom da period boravka u inostranstvu ne prelazi 30 dana u kontinuitetu, odnosno 90 dana ukupno sa prekidima u toku kalendarske godine. Primenom  ovog zakona, nije  jasno da li je na ovaj način zakonodavac ograničio trajanje službenog puta u inostranstvo i da li u slučaju da isti traje duže od 30 dana u kontinuitetu, odnosno 90 dana ukupno sa prekidima u toku kalendarske godine, postoji obaveza poslodavca da postupa u skladu sa ovim zakonom.

Evidentiranje radnog vremena zaposlenog za vreme trajanja službenog puta

Kada je reč o trajanju službenog puta,  na koji način se evidentira radno vreme zaposlenog za vreme trajanja službenog puta. Naime, za vreme trajanja službenog puta zaposleni ostvaruje pravo na naknadu troškova koji tim povodom nastaju, pa će trajanje službenog puta biti od značaja prilikom utvrđivanja prava zaposlenog na naknadu ovih troškova . Sa druge strane, zaposleni za rad koji obavlja u toku radnog vremena, pa i za rad na službenom putu, ostvaruje pravo na zaradu. To znači da zaposleni  pravo na naknadu troškova i pravo na zaradu, ostvaruje nezavisno jedno od drugog, a svako od ovih prava zaposleni ostvaruje u skladu sa odredbama Zakona o radu. Zakonom nije posebno uređeno pitanje radnog vremena zaposlenog za vreme službenog puta, već se shodno primenjuju napred navedene odredbe Zakona, pri čemu se moraju imati u vidu specifičnosti službenog puta. Zaposlenom na službenom putu po pravilu se računa i evidentira redovno radno vreme (8 časova) ako je službeni put trajao jednako ili duže od redovnog radnog vremena zaposlenog, bez obzira na to koliko je efektivno radio za vreme službenog puta. Izuzetno, zaposlenom koji je na službenom putu efektivno radio duže od punog radnog vremena, takav rad se posebno evidentira i računa kao rad u preraspodeli radnog vremena ili kao prekovremeni rad u zavisnosti od konkretnog slučaja. Ostalo vreme provedeno na službenom putu preko redovnog radnog vremena, a koje je provedeno u putovanju, odmoru i dr, ne računa se u radno vreme, odnosno prekovremeni rad ili preraspodelu radnog vremena. Pri tom, treba imati u vidu, da je prekovremeni rad, kojim je propisano da je zaposleni dužan, da na zahtev poslodavca, radi duže od punog radnog vremena, u slučaju više sile, iznenadnog povećanja obima posla i u drugim slučajevima kada je neophodno da se u određenom roku završi posao koji nije planiran. Takođe, prekovremeni rad ne može da traje duže od osam časova nedeljno, a zaposleni ne može da radi duže od 12 časova dnevno uključujući i prekovremeni rad. To znači da ukoliko je zaposleni po nalogu poslodavca efektivno radio na službenom putovanju duže od redovnog radnog vremena, pri čemu prekovremeni rad nije unapred planiran, zaposleni ostvaruje pravo na uvećanu zaradu po osnovu prekovremenog rada.

Nalog za službeni put

Zaposlenom koji se upućuje na službeni put, pre službenog puta, ovlašćeno lice kod poslodavca izdaje nalog za službeni put. Sadržina naloga za službeni put nije uređena zakonskim propisima, ali po našem mišljenju bi trebalo da sadrži:

• podatke o licu, odnosno zaposlenom koji se upućuje na službeni put (ime i prezime lica, JMBG i/ili broj pasoša);
• radno mesto lica koje se upućuje na službeni put;
• cilj putovanja, odnosno kratak opis poslova radi čijeg obavljanja se zaposleni upućuje na službeni put;
• mesto, odnosno državu u koju se zaposleni upućuje na službeni put;
• planirani vremenski period u kome će se obaviti službeni put (datum polaska na putovanje i datum povratka s putovanja);
• vrstu prevoznog sredstva kojim se putuje;
• podatke o troškovima službenog putovanja,
• iznos akontacije, ukoliko se ista isplaćuje.

Troškovi službenog putovanja i poreski tretman

Na naknadu troškova službenog putovanja, ne obračunavaju doprinosi za obavezno socijalno osiguranje, bez obzira da li se zaposlenom nadoknađuju troškovi u iznosu koji je niži, jednak ili viši od iznosa koji je odredbama Zakona o porezu propisan kao neoporezivi. Imajući u vidu da se prilikom upućivanja zaposlenog na službeni put, službeni posao obavlja van mesta redovnog rada zaposlenog, visina troškova službenog putovanja će u svakom konkretnom slučaju zavisiti pre svega od udaljenosti mesta u koje se zaposleni upućuje na službeni put – troškovi prevoza. Zbog trajanja službenog putovanja, zaposleni može imati i dodatne troškove, u vidu troškova ishrane i prenoćišta. Takođe, u samom mestu izvršenja posla zaposleni može imati troškove gradskog prevoza. Međutim,  troškovi službenog putovanja ne bi se mogli priznati troškovi plaćenih kazni za prekoračenje brzine ili troškovi odnošenja automobila  zbog pogrešnog parkiranja, jer su to kazne koje treba da snosi zaposleni, kao fizičko lice. Ukoliko poslodavac ipak nadoknadi zaposlenom i ove troškove, isti bi se smatrali drugim primanjem iz radnog odnosa, odnosno smatrali bi se zaradom, a to  znači da bi prilikom njihove nadoknade postojala obaveza poslodavca da na iznos nadoknađenih troškova obračuna i plati i porez na zarade i pripadajuće doprinose za obavezno socijalno osiguranje.

Na  službenom putovanju, mogu nastati određeni troškovi – troškovi reprezentacije, kupovine raznih proizvoda ili robe u svrhu davanja poklona poslovnim partnerima i saradnicima. Ovi troškovi se ne mogu smatrati troškovima službenog putovanja zaposlenog pa ih na taj način i ne treba iskazivati u putnom nalogu, već ove troškove treba priznati  zaposlenom na osnovu posebno priloženog računa za troškove reprezentacije.

Zaposleni  je na službenom putu koristio službeno vozilo

Opštim aktom, poslodavac treba da uredi korišćenje službenog vozila, kao i način vođenja evidencije o pređenim kilometrima. Ukoliko zaposleni na službenom putu koristi službeno vozilo, ima pravo na nadoknadu troškova za kupljeno gorivo (prema priloženim računima). Trošak goriva, koje je zaposleni  potrošio na službenom putovanju, predstavlja trošak poslovanja poslodavca i ne čini deo zarade zaposlenog. Pri tom, zaposleni ima pravo i na nadoknadu sporednih troškova koji su u vezi sa službenim putem, kao što je plaćena putarina (uz račun ili slip za putarinu).

Zaposleni je na službenom putu koristio sopstveno vozilo

Poslodavac može da odobri zaposlenom da na službenom putovanju koristi sopstveno vozilo, gde se pod sopstvenim vozilom podrazumeva vozilo u privatnom vlasništvu. Ukoliko je to slučaj, poslodavac bi trebalo svojim opštim aktom da utvrdi uslove pod kojima zaposleni može da koristi sopstveno vozilo kao prevoz na službenom putovanju, kao i visinu naknade troškova za korišćenje sopstvenog vozila, a prilikom upućivanja zaposlenog na službeno putovanje, poslodavac će u nalog za službeni put kao vrstu prevoznog sredstva kojim se putuje odrediti korišćenje sopstvenog vozila i naznačiti: tip vozila, registarski broj, broj pređenih kilometara na početku i na kraju putovanja, mesto u koje se putuje i broj pređenih kilometara. U ovom slučaju, zaposleni pored naknade troškova goriva koje je potrošio na službenom putovanju (koji predstavljaju trošak poslovanja poslodavca i ne čini deo zarade zaposlenog) i naknade sporednih troškova koji su u vezi sa službenim putem (npr. putarina, uz podnošenje računa ili slipa), ostvaruje i pravo na naknadu za upotrebu sopstvenog vozila na službenom putovanju, pod uslovima i u visini koja je propisana opštim aktom, odnosno ugovorom o radu. Kada je reč o primanju koje zaposleni ostvaruje od poslodavca po osnovu korišćenja sopstvenog automobila za službeno putovanje ili u druge službene svrhe, na ovo primanje zaposlenog od poslodavca ne plaća porez na zarade – do iznosa 30% cene po osnovnoj jedinici mere pogonskog goriva pomnoženog s brojem jedinica mere pogonskog goriva koje je potrošeno, a najviše do 7.630 dinara mesečno.  7.630 dinara se primenjuje u periodu od 1. februara 2022. godine do 31. januara 2023. godine, kada će biti u primeni novi dinarski iznos.

Troškovi smeštaja na službenom putovanju

Kako troškovi službenog putovanja predstavljaju troškove koje je zaposleni imao za vreme službenog putovanja, upravo zbog trajanja službenog putovanja može nastati potreba da zaposleni prenoći u mestu u koje je upućen radi obavljanja službenog posla i tada će nastati i troškovi smeštaja na službenom putovanju. Iz ovih razloga, poslodavac treba da uredi pravo zaposlenog na naknadu troškova smeštaja na službenom putovanju ukoliko zaposlenom nije obezbeđeno besplatno prenoćište, gde se pod besplatnim prenoćištem smatra ono koje se ne finansira iz sredstava poslodavca.

Najčešći slučaj kada je na službenom putu obezbeđeno besplatno prenoćište je kada poslodavac uputi zaposlenog na službeni put kod poslovnog partnera radi pregovora i dogovora o poslovnoj ili sličnoj saradnji  i kada poslovni partner, obezbedi prenoćište za zaposlenog. O ovome je obično poslodavac unapred obavešten, te prilikom izdavanja putnog naloga zaposlenom treba da stavi napomenu o tome da je na službenom putovanju obezbeđeno besplatno prenoćište.

Imajući u vidu da hoteli često uz prenoćište obezbeđuju i doručak, opštim aktom može biti predviđeno da će zaposleni ostvariti pravo na naknadu troškova smeštaja prema priloženom hotelskom računu za prenoćište u koje je uključen i doručak. U svakom slučaju, poslodavac bi trebalo opštim aktom odnosno ugovorom o radu da predvidi da će zaposlenom nadoknaditi troškove smeštaja prema priloženom računu za prenoćište, pa će zaposleni, radi naknade troškova smeštaja, biti u obavezi da poslodavcu uz obračun troškova priloži i račun. Ovo pre svega iz razloga što je odredbama Zakona o porezu na dohodak građana predviđeno da se ne plaća porez na zarade na primanja zaposlenog po osnovu naknade troškova smeštaja na službenom putovanju, prema priloženom računu.

Radi primene neoporezivog iznosa, Zakon o porezu ne postavlja kao uslov da je smeštaj na službenom putovanju određene kategorije, već se kao uslov postavlja da je – priložen račun. Prema tome, uslov za poresko oslobođenje, jeste da zaposleni priloži račun hotela ili motela, gde je noćio, bez obzira na njegovu kategorizaciju.

Međutim, ukoliko se zaposleni upućuje na službeni put u mesto u kome nema hotelskog ili sličnog smeštaja, pa je zaposleni prinuđen da prenoći kod fizičkog lica koje mu izdaje priznanicu za plaćene troškove smeštaja.U tom slučaju kada je zaposleni  na službenom putovanju koristio uslugu smeštaja  kod fizičkog lica iz razloga što nije bilo mogućnosti smeštaja kod lica registrovanog za pružanje usluga smeštaja putnicima i turistima, uz saglasnost poslodavca, priznanica koju izda to fizičko lice, može se smatrati verodostojnim dokumentom za pravdanje troškova smeštaja na službenom putovanju.

Prema tome, ukoliko priznanica, koju zaposleni dostavi uz putni nalog, kao pravdanje troškova smeštaja, sadrži sve podatke od značaja za identifikovanje fizičkog lica – pružaoca usluge smeštaja, na taj iznos naknade troškova ne obračunava se porez na dohodak građana